Dicas de Comunicação

Formas de criar uma comunicação eficaz no local de trabalho

Uma comunicação eficaz no local de trabalho é importantíssima no papel do profissional secretária(o) executiva(o). 

Quando você se comunica bem com as pessoas, ajuda a eliminar mal-entendidos e pode incentivar um ambiente de trabalho saudável e pacífico. Uma comunicação eficiente e aberta também permitirá que você trabalhe de maneira rápida e profissional.

No momento em que você abrir as linhas de comunicação, o processo de execução de tarefas e projetos provavelmente ocorrerá sem problemas. Além disso, você ficará surpreso(a) em saber como as suas metas se tornarão muito mais fáceis.

1. Reunião Aberta

É mais fácil comunicar sua paixão e como você se sente através de reuniões abertas. Nesse tipo de fórum, eles não apenas ouvirão o que você está dizendo, mas também o verão e sentirão. Essa abordagem ainda continua sendo uma das melhores abordagens para se comunicar efetivamente com seus gestores e colegas de trabalho.

2. Emails

Apesar da transformação digital, em ambientes oficiais, a comunicação via e-mail continua sendo potente e formal. 

3. Um a Um

Especialistas têm conseguido provar que algumas pessoas entendem melhor quando você as deixa de lado e conversam com elas individualmente. Certifique-se de manter contato visual com seus gestores e colegas para ativar a mensagem.

4. Crie uma atmosfera receptiva
Para se comunicar efetivamente com seus gestores e colegas de trabalho, você deve criar uma atmosfera receptiva. Evite um ambiente tenso a todo custo porque, quando você se comunica de maneira excessivamente intensa, a mensagem que você está tentando compartilhar pode não ser bem entendida ou mantida.

5. Comunicação via Treinamento
Todo treinamento na área de Comunicação é importante.  Atualize-se. 

6. Exibir Confiança e Seriedade
Assegure-se de que você exiba confiança e seriedade para garantir que você não será subestimado. Quando seus gestores percebem alguma incerteza e falta de seriedade quando você está se comunicando com eles, é provável que eles tratem as informações com preocupação em razão da sua incerteza.

7. Use palavras simples
A verdade é que as pessoas não podem estar "na mesma página" quando se trata de vocabulário. Portanto, para ser eficaz em suas comunicações em seu ambiente de trabalho, use palavras que possam ser facilmente compreendidas. Quando palavras ambíguas são usadas, você pode ser mal compreendido e / ou perder tempo precioso tendo que se explicar.

8. Use visuais
Coloque elementos visuais em posições estratégicas em torno da sua estação de trabalho. Eles não devem apenas ouvir sua mensagem, eles também devem vê-la. Isso dá espaço para uma melhor compreensão.

9. Ouça os membros das equipes de seus gestores.
A comunicação destina-se a ser uma via de mão dupla. Não apenas fale sem ouvir ninguém. Procure ser simples para que as pessoas possam se abrirem para você.  Uma boa orientação na sua vida profissional poderá fazer toda diferença no resultado final. 

10. Use a linguagem corporal
Sua linguagem corporal passará sua mensagem mais rapidamente e melhor. Domine a arte de usar a linguagem corporal ao se comunicar com seus gestores. Use sorrisos, apertos de mão e contato visual.

11. Aja sua mensagem

Alguém uma vez disse: “Diga-me o que você quer que eu faça e posso esquecer, mas faça isso na minha frente e nunca esquecerei isso”. A divulgação de sua mensagem é uma maneira muito potente de se comunicar com seus gestores. Deixe-os ver você fazendo o que você quer que eles façam. O bom exemplo pode fazer grandes mudanças  no ambiente corporativo.

 

12. Use o tom apropriado de voz

Uma palavra pode significar algo diferente quando dito em um tom diferente de voz. Certifique-se de usar o tom de voz apropriado para comunicar sua mensagem aos seus gestores e colegas de trabalho para que você não seja mal interpretado.

13. Evitar Repetição Desnecessária

Se você quiser que seus gestores o(a) levem a sério, nunca soe como um "disco quebrado". Escute o que eles querem que você saiba e faça seu trabalho da melhor forma possível. 

14. Postura Profissional 1

“QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”  Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu gestor, seu diretor, ou seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária(o), também acredita que seu gestor já deveria ter chegado. 

15. Seja articulado

Comunicação é de fato uma habilidade que deve ser aprendida.

Como secretárias(os), não podemos deixar transparecer que seu gestor está atrasado ou algo parecido.

Torne seus contatos com secretárias(os) de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa(e) secretária(o) a empresa ou executivo que ela atende.

16. Tenha seu próprio estilo

Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo que não seja você mesmo(a). Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu gestor vai render muito mais

18 Quando você fala ao telefone, está representando a empresa:

  • Atenda rapidamente às ligações;

  • Planeje cada chamada;

  • Tenha sempre lápis e papel na mão;

  • Fale claro e pausadamente;

  • Fale com o telefone próximo à boca;

  • Repita o nome da pessoa;

  • Evite expressões afetivas;

  • Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;

  • Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;

  • Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.

19. Seja agradecido e lembre-se sempre:

  • As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!

  • As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!

  • As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?

  • As duas palavras mais importantes são: POR FAVOR e MUITO OBRIGADO!

  • A palavra mais importante é: NÓS.

  • A palavra menos importante: EU.

 

20. Uma pessoa considera-se bem recebida:

Mesmo quando tem o "não" como resposta, se:

  • Você ouve o que ela tem a dizer;

  • Você explica o motivo da resposta negativa;

  • Você a trata com delicadeza e respeito;

  • Você a encaminha para a área indicada;

  • Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.

 

Fonte equipe via Shutterstock e http://arlindopinto.com/ - Atualizada por Solange Ferrari

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